LISTA DE VERIFICACIÓN (CHECKLIST) DEL SEIKETSU
- ¿Existen procedimientos para las diversas actividades de las 5S?
- ¿Los procedimientos son conocidos y comprendidos?
- ¿El local de trabajo queda limpio, después de la ejecución de los servicios por los propios ejecutantes?
- ¿El ambiente es agradable para el trabajo?
- ¿Hay criterios para la evaluación de las 5S?
- ¿Las oficinas y los ejecutivos también practican las actividades de las 5S (especialmente la alta gerencia)?
- ¿Las personas están limpias, bien vestidas y con una postura adecuada?
- ¿Existe una infraestructura para la práctica del aseo (baños, vestidores, lavabos en condiciones de ser usadas por el propio presidente de la compañía; cestos de basura, material y personal de limpieza)?
- ¿Los indicadores de control (cabeza del pez) son monitoreables a través de un “control visual” (uso de colores)?
- ¿Existe identificación en el lado externo sobre el contenido del lado interno?
- ¿Las puertas del baño están en buenas condiciones?
- ¿Hay cuadros informativos y decorativos en las paredes?
Las actividades del SEIKETSU merecen una atención especial, pues exigen perseverancia. “Si no hay cambio en la mentalidad y en el comportamiento de las personas, y si las instalaciones no son mejoradas (que son fuentes de mugre y problemas), el retorno a la antigua situación es sólo una cuestión de tiempo. El lugar que mejoró rápido, también puede empeorar rápido”.
Para la práctica efectiva del SEIKETSU hay necesidad de una promoción permanente del propio programa 5S. Esto se obtiene a través de evaluaciones, cursos internos, juegos, visitas a otras empresas y entre departamentos de la misma empresa, eventos exclusivos de 5S (se requiere apoyo y participación directa de la alta gerencia) y otras formas creativas que formen parte de la cultura de la empresa.
14. SHITSUKE (AUTODISCIPLINA)
El SHITSUKE es el cumplimiento riguroso de aquello que fue establecido entre las personas, así como de las normas vigentes. Es una actitud de respeto al prójimo.
Cuando la disciplina se consolida, se puede afirmar que lo mismo sucede con el programa 5S.
La falta de disciplina provoca desperdicio de recursos, insatisfacción entre las personas e informaciones imprecisas. El respeto a los demás es fundamental para el éxito del trabajo en equipo, y consecuentemente para el alcance de la sinergia y de la mejoría de la eficiencia de los procesos. El cumplimiento de las normas y procedimientos es un testimonio para pedir el grado de disciplina existente y, por consiguiente, la etapa en la que las 5S realmente se encuentran.
No existe otra forma de aplicar la disciplina sino a través de la discusión de normas y procedimientos, con la participación de todos los involucrados, y que éstos perciban las ventajas de su aplicación.
LISTA DE VERIFICACIÒN (CHECKLIST) DEL SHITSUKE
- ¿Las normas y los procedimientos son cumplidos rigurosamente?
- ¿Las personas son puntuales y atienden los compromisos asumidos?
- ¿Los objetos y documentos son guardados en los locales determinados después de su uso?
- ¿La relación entre las personas es agradable?
- ¿Se utilizan los equipos de protección individual?
- ¿Los datos de control son confiables?
- ¿Los ambientes son evaluados con la frecuencia establecida?
- ¿Las órdenes de trabajo son ejecutadas debidamente y en el tiempo previsto?
- ¿Aquello que se busca es encontrado sin pérdida de tiempo?
- ¿Queda material sobre mesas, escritorios y tableros después de cerrar el negocio?
La impuntualidad es la señal más frecuente de falta de disciplina; además, deber ser el primer problema a ser atacado. Las personas siempre intentan explicar su retraso:
- Hubo un imprevisto
- Me avisaron a última hora
- El jefe me entretuvo cuando yo venía para acá
La verdad es que el atraso ocurre en función de las prioridades que son atribuidas a los compromisos, o a la falta de planeamiento. Con el tiempo, el atraso pasa a ser visto como un hecho normal, y aquéllos que son puntuales se acostumbran a ser perjudicados pues pierden su tiempo esperando a los demás ¡Eso no es justo! Las reuniones son los mejores sensores de la falta de disciplina: convocatorias a última hora, sin pauta definida (por lo menos el 90% de las reuniones deben ser cíclicas: Diaria, semanal, quincenal, etc. y esto debe estar establecido por escrito), participantes aburridos o mal preparados, inicio atrasado, conducción sin liderazgo y sin objetividad, conversaciones paralelas, falta de respeto al análisis y a las sugerencias de otros, sin horario de término definido (y si lo hay, no se respeta), sin alcance de los objetivos. Por lo tanto, una campaña sobre puntualidad puede ser un movimiento eficaz para el inicio del SHITSUKE. ¿Qué porcentaje de sus reuniones son NO CÍCLICAS?El cumplimiento de las normas y procedimientos ocurrirá naturalmente en la medida en que las personas perciban las ventajas de la práctica, principalmente porque al mismo tiempo madurará el espíritu de equipo. |
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