Aunque obtienen algunas mejorías, los resultados son tímidos. Se puede comparar con el entrenamiento con una semilla, si no hay un terreno fértil y un clima adecuado, existirá una gran posibilidad de que la semilla plantada no brote (y si brota, las oportunidades de tener una muerte prematura o un crecimiento anormal son grandes). Además del terreno y del clima, la planta debe ser regada en la forma que la especie requiere para producir buenos frutos. En la comparación, el terreno serían los valores éticos del hombre; el clima sería la política organizacional practicada y la forma en que se riega la planta sería el modo de promover las actividades educativas de acuerdo con la cultura de cada grupo de personas.

Las 5S se vienen utilizando cada vez más como una herramienta para educar a las personas de una forma práctica, dentro de sus propias actividades, a través del envolvimiento de todos. Sin embargo, por ser una actividad básica de cualquier proceso y tener una naturaleza participativa, es importante que sean resueltos los asuntos pendientes básicos que pudieran estar provocando conflictos radicales dentro de la organización, con el objeto de crear un clima propicio para su implantación.

No es difícil entender la razón por la que la práctica de las 5S es un proceso educativo. Hay dos caminos posibles para que las personas cambien sus hábitos y su comportamiento. El primero es cuando adquieren conocimiento y lo confrontan con sus valores. Una vez filtrado por los valores (o provocando cambios en éstos), el conocimiento puede modificar una actitud y un comportamiento individual. Dependiendo del medio y del nivel de motivación, este comportamiento puede promover un cambio en el comportamiento grupal.

El segundo camino es lo contrario: el comportamiento grupal influye al hombre hacia un cambio individual y, dependiendo, posteriormente posibilita transformaciones en las actitudes. En una última etapa, estas actitudes pueden interferir en los valores, conduciendo al hombre a una ganancia de conocimiento.

Resumiendo, mientras que el primer camino (que generalmente es más lento) parte del conocimiento para el comportamiento grupal (primero lo “soft” y luego lo “hard”), el segundo camino es el inverso (primero lo “hard” y luego lo “soft”).

La implantación de las 5S aquí propuesta, gira en torno de este enfoque. Las personas, influidas por un comportamiento grupal, practican las actividades sin siquiera conocer profundamente su esencia, siendo retroalimentadas por los resultados inmediatos “visibles” que la práctica provoca. Por esto se aconseja poca teorización y mucha ejecución en el desarrollo de las 5S.

No son necesarios argumentos para comprender que la educación es la base del desarrollo de cualquier actividad. La Gestión de la Calidad Total está fundamentada en datos. Sin embargo, existe una dificultad muy grande para obtener esos datos, principalmente por la discontinuidad de la frecuencia prevista, y por el riesgo de que los datos no sean confiables. Esto es un caso típico de falta de disciplina. Es por eso que las 5S son la base de todo control. “Sin 5S no hay control. Nada tiene sentido si no se cumple lo que fue determinado. Mientras que las personas sigan con el mismo comportamiento de siempre, el local de trabajo nunca va a mejorar”.

Las 5S están lejos de ser una panacea (remedio para todos los males), siendo desaconsejable su implantación con la expectativa de solucionar problemas en ambientes de conflictos. Es un proceso simple, con resultados inmediatos y duraderos para el hombre (dentro y fuera de la empresa), para la empresa, para los clientes y para el medio ambiente. En fin, las 5S son la base para la Calidad Total.

Preparación para implantación de 5s

Al principio, no hay necesidad de ningún programa oficial para la práctica de la esencia de las 5S. Incluso personas que ejerzan algún poder de liderazgo junto a un equipo, pueden difundir sus conceptos e implementarlos sin que haya una oficialización de la actividad. Muchas empresas acostumbran así introducir las 5S en sus ambientes, en sus trabajos específicos. Evidentemente, la eficacia de la práctica estará comprometida por la propia limitación de los poderes y de la autonomía de los participantes.

La propuesta de implantación de 5S presentada aquí, puede ser adoptada por cualquier organización. Es importante resaltar que cada una de ellas debe adaptarla para atender a sus características especiales.

La Figura 2 muestra un macro-flujograma de implantación de 5S. A continuación será discutida cada etapa propuesta para su desarrollo.

Decisión de implantación

Como ya fue mencionado, es posible la práctica de las 5S sin obligatoriamente tener que involucrar a la dirección de la empresa. Sin embargo, la participación de la alta cúpula es muy importante en el liderazgo de las actividades, demostrando el comprometimiento oficial de la empresa en la conducción de las 5S. Existen algunas formas de sensibilizar a la dirección de la empresa para la implantación de las 5S:

• Provocar visitas a empresas que estén implementando las 5S
• Sugerir la participación en eventos que aborden esos conceptos
• Invitar a un profesional que tenga experiencia en la práctica de los conceptos para una presentación en la empresa
• Desarrollar las 5S en un área de la empresa, para mostrar a la dirección sus efectos

Después de decidirse por la implantación, la dirección deberá realizar una amplia propaganda para demostrar que las actividades de las 5S tendrán el apoyo de la empresa. La dirección debe evidenciar la importancia de la práctica de las 5S para el éxito de las demás actividades.

Una alternativa de entrenamiento eficaz es con costos reducidos, y el apoyo que puede ser dado por otra empresa que ya esté en un proceso de implantación más avanzado y que ponga a nuestra disposición a uno de sus profesionales para que nos dé capacitación y declaraciones de experiencia vivencial.

En el ámbito interno, el efecto cascada a través de los coordinadores, su muestra eficiente, siempre y cuando exista una didáctica que facilite la transmisión de los conocimientos y la asimilación por parte de los entrenados.

Mientras que el plan director sirve para orientar coordinadamente el desarrollo de las 5S para toda la organización, el plan de ejecución busca definir la forma en cómo las 5S serán practicadas en las respectivas áreas que lo elaboran. En este plano, son definidas todas las etapas, procedimientos, responsabilidades, cronogramas (gráficas de Gantt) y metas. No se puede despreciar una previsión de gastos, debidamente alineada con este cronograma. Éste puede ser flexible en función de las dificultades y avances encontrados, pero no puede ser fácilmente alterado, bajo riesgo de no respetarlo.
En la Figura 4 se tiene una propuesta de ejecución de 5S. A continuación, en la parte IV, se discuten todas las etapas de este modelo.

En la próxima entrega comenzaremos hablando de Implementación de las 5S